人才,是公司的關鍵,因為有經驗,可以解決問題!
知識管理,目的就是將這些珍貴的經驗記錄,變成具體、可隨時取得的重要資訊。
 
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甚麼是經驗? 舉例來說
  • 這件事要怎麼處理?
    首先 ... 接著 ... 其中要特別注意的是 ... (江湖一點訣),這些有條有理的做法 (SOP),就是過去經驗累積後的精華。
     
  • 這個問題該怎麼辦?
    解法就是 ...,這就是 FAQ。
 
如果這些經驗可以被記錄,很多事情與問題就有所依循,遇到交接或需要互相支援時,就可以更順利!
 
只是 ... 要記錄這些經驗並不容易!
除了隨時隨地發生且瑣碎之外,大部分的知識管理系統也沒有針對 SOP 與 FAQ 的應用而設計,工欲善其事卻缺其器,又沒有簡單可行的「制度」與「策略」,導致大部分公司推動知識管理的成果不如預期。
 
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其實,只要掌握方向與小小的技巧,一點都不困難喔!!

善其事必先利其器,fms 絕對是您的最佳選擇!
這是一套操作直覺且相當友善的知識管理系統,除了可以當作文件管理,將各種文件透過雲端儲存以及全文檢索,隨時取得之外,更強化 SOP / FAQ 的機制,讓知識管理更聰明!
 
有好的工具後,怎麼用更是關鍵!
方法很簡單,就是抓住「先求有再求好」的原則,藉此克服萬事起頭難的心裡門檻。先有內容,接著以此為基礎逐步改善,最後再透過「線上課程」,落實經驗傳承,不知不覺中就形成了聰明的知識管理文化!
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參考的執行時機與做法如下。
  1. 交辦工作時,就建立基礎的 SOP
  2. 當經驗 (案例) 發生時,逐步、持續地改善
  3. 遇到問題時,整理 FAQ
  4. 需要講解時,就用 EverCam 錄影
  5. 檔案,用附件上傳
  6. 找資料 ~ 全文檢索
  7. 線上課程 ~ 關鍵的一哩路
重點
  1. 1.
    建立基礎 SOP
    交辦工作時,是很好的建立時機!
    為了降低門檻,只要有記錄就好,不完整沒關係!
     
  2. 2.
    逐步、持續地改善
    當問題發生時,就是改善的時機! 透過編輯,就可以快速調整內容 (如下圖框線處),變成有價值的經驗!例如
    • 補上「注意事項」
    • 增加「新的步驟」
    • 步驟很多時,用「新增說明」來分類
    • 補充之前忽略的地方
    • 提醒
    • 參考案例,了解過去的做法
  3. 3.
    整理 FAQ
    Q & A,是將問題與知識之間建立連結的重要機制! 甚麼時候建立呢? 只要問題發生時,花一點點時間記錄就好! 門檻較低,比較容易執行。
     
    有了 FAQ,就可以提供網址或透過 QR code,迅速解決問題!
     
     
  4. 4.
    用 EverCam 錄影
    如果文字和圖片不容易表達而需要講解時,就可以用 EverCam 錄影,並透過「上傳影片」的功能,在原來的文件中,加上講解的影片。
     
    Q. 更動 SOP 時,要重新錄影嗎?
    如果只是增加內容,就可以在原來的錄影檔之後,繼續錄影即可
    如果是比較大幅度的變動,建議再次講解時就整個重錄
     
  5. 5.
    上傳檔案 (pdf, ppt, doc, xls ...)
    PowerPoint, PDF 等檔案,可以直接「新增媒體」並拖曳上去!
    如果是其他格式的檔案呢? 就用「文件」中的附件功能上傳,並在內容寫摘要。
  6. 6.
    找資料? 全文檢索!
    分門別類建資料很方便,但卻不容易藉此找到資料,因為每個人的分類可能不同,甚至會隨著時間而改變!
     
    就像 Google 一樣,fms 提供完整且強大的搜尋功能,除了文件的標題、內文、討論、影片的索引之外,更包括 word, ppt, pdf 等內文的全文檢索。
  7. 7.
    線上課程 ~ 關鍵的一哩路
    已經有清楚的 SOP,甚至都當面講過了,為甚麼最後結果還是做錯 .... 這幾乎是大家共同的慘痛經驗! 其實解法很簡單,而且保證有效!!
     
    就是將容易遺漏或誤解的地方,變成線上課程測驗的題目,並讓同仁在負責工作前,利用線上課程自動化的優勢確保在時間內確實掌握到關鍵,例如,必須先掃描 QR code 完成課程後才能操作這項設備。
位置
資料夾名稱
fms 多媒體知識庫 ~ 5 分鐘就上手
發布時間
2018-07-15 07:58:22
觀看數
182
發表人
蘇德宙
單位
研發部